Het imposante gebouw van Waterschap Rivierenland is heel toepasselijk omringd door water. We vallen met onze neus in de boter want tijdens het bezoek houdt het voltallige personeel een grote opruimactie onder de noemer 'Frisse Blik'. De 700 medewerkers, waarvan 500 op kantoor, werken al 7 jaar volgens Het Nieuwe Werken en daar horen naast 400 schone flexwerkplekken ook opgeruimde gezamenlijke ruimtes bij. 'Als muskusratten graven ze zich door de papierbergen!' klinkt het enthousiast door de intercom. Platformvoorzitter Lodewijk de Waal raakt meteen in een geanimeerd gesprek met secretaris-directeur Eric Jongmans over Het nieuwe werken en slim reizen.
Wat was voor jullie de belangrijkste aanleiding om over te gaan op Het Nieuwe Werken?
'We werkten met 8 organisaties en 30 afdelingen op 8 verschillende locaties. Dat alles wilden we samenvoegen op 1 centrale locatie in Tiel. Daarmee wilden we vooral verkokering voorkomen en onze blik meer naar buiten richten. In 2002 namen we de beslissing om een nieuw gebouw neer te gaan zetten en december 2006 zijn we verhuisd. Ons kantoor moest wel een aantal kernwaarden faciliteren: communicatie, integratie, samenwerking, kennis & ruimte delen en duurzaamheid.'

Hoe krijgt HNW bij jullie vorm in de inrichting?
'Het flexwerken is in het hele gebouw tot in de haarvaten doorgevoerd. Tafels zijn met een druk op de knop instelbaar op de gewenste hoogte. Samen met de OR en de Arbodienst hebben we net zo lang gezocht tot we een stoel gevonden hadden die voor 99% van de medewerkers geschikt is. Met twee handgrepen is de stoel heel simpel instelbaar. Vergaderruimtes zijn niet meer vooraf te boeken. Je bekijkt steeds wat het nut van het overleg is en welke ruimte daar het meest geschikt voor is. Veel informele overleggen vinden tegenwoordig plaats in het restaurant waar ze trouwens ook de beste koffie hebben.' De gezamenlijke bibliotheken dienen naast werkruimte ook regelmatig als overlegruimte, net als de zitjes op elke afdeling. Voor telefoongesprekken en concentratieklussen zijn er aparte 'cockpits'.

En is jullie manier van werken echt veranderd?
'Ja, de meest gebezigde zin is tegenwoordig "nu ik je toch zie". Vroeger planden we overleggen op de langere termijn, nu is er veel sneller overleg omdat je elkaar vaker tegenkomt. We werken uiteraard tijd- en plaatsonafhankelijk. 80% van de medewerkers heeft een token om thuis of elders te werken waardoor mensen bijvoorbeeld pas na de spits hoeven te vertrekken. We sturen niet op aanwezigheid maar op output. Ook onze buitendienst heeft veel baat bij HNW. Ze kunnen hun werk zelf indelen en delen bedrijfsvervoer en 12 volledig ingerichte lokaties verspreid over het werkgebied. Tablets en laptops maken hun werk makkelijker. Een foto maken van de oeverbegroeiing en deze meteen mailen naar kantoor is zo gebeurd.'

Wat voor problemen kwamen jullie tegen?
'De weerstand was in het begin enorm! We waren natuurlijk een hele ambtelijke organisatie, mensen hadden al 30 jaar dezelfde collega's als buren. Je pakt mensen hun vaste werkplek af. Hoe vind je een bureaustoel die voor (bijna) iedereen geschikt is? Hoe passen al je spullen op 1 meter kastruimte? Concentratie was een probleem, het was erg rumoerig door de open ruimtes. Er was en blijft een spanningsveld tussen communiceren en concentreren. Maar na twee jaar zagen medewerkers de voordelen en vanaf 2009 scoren we op medewerkerstevredenheid een 8!'

Hoe losten jullie de problemen op?
'Consequent zijn en volhouden. De eerste drie maanden na de verhuizing hebben we helemaal niks veranderd, al mochten mensen wel opmerkingen maken. We hebben iedereen eerst laten wennen aan de nieuwe situatie en zagen bezwaren langzaam wegebben. Daarna hebben we nog negen maanden nazorg verleend. In het begin liepen er Arbomensen rond aan wie iedereen vragen kon stellen.' Voor de verhuizing digitaliseerde het Waterschap alle informatie zodat mensen in principe toe konden met 1 meter kastruimte en een aantal gezamenlijke bibliotheken. Het concentratieprobleem is opgelost door een aantal ruimtes geluiddicht te maken en telewerken te faciliteren. Medewerkers wisselen nu ook vaker zelf van werkplek én van afdeling, al naar gelang hun behoefte aan rust. 'Belangrijk is dat directie en OR zeer betrokken zijn, het goede voorbeeld geven en optreden als ambassadeurs. Verder hadden we een klankbordgroep van 50 mensen die we betrokken bij de inrichting. Zorg voor een duidelijke visie als leidraad en leg uit waarom dingen anders moeten.'

Zijn jullie nu klaar?
'Je bent nooit klaar met invoering van HNW! Cultuurverandering is een doorlopend proces waar ook periodieke trainingen bij horen en een opruimactie zoals 'Frisse Blik'. We hebben nu 5 6 gulden omgangsvormen geformuleerd, noem dit vooral geen regels:
1. Gebruik de ruimtes waarvoor ze zijn bedoeld;
2. Zorg dat je vindbaar bent (outlook openstellen) en zorg voor een goede telefonische bereikbaarheid; (Dit wordt ook gemeten door een extern bureau dat inbelt)
3. Ruim je bureau op aan het einde van een werkdag;
4. Heb je een afspraak die langer dan 1,5 uur duurt zet dan je computer uit en ruim je spullen op;
5. Wees collegiaal en spreek elkaar aan op ongewenst gedrag;
6. We maken geen afspraken per afdeling of vleugel. (over bijvoorbeeld radio's, wandversiering)

Eén van jullie kernwaarden is kennis en ruimte delen. Hoe doen jullie dat?
'We zijn een vergaderlocatie voor waterschappen in de rest van Nederland maar ook ondernemersclubs uit de omgeving kunnen hier vergaderen. We zien vaak dat externen na een afspraak hier op kantoor blijven hangen om verder te werken tot ze naar hun volgende afspraak moeten. Ook doen we mee aan Deelstoel, we stellen 5 flexwerkplekken beschikbaar voor ambtenaren.' Het Waterschap geeft rondleidingen aan bedrijven die nadenken over verhuizen of invoering van flexwerken. Er zijn ondertussen al 300 organisaties komen kijken. 'Laatst kwam er een bedrijf langs dat zo enthousiast was dat ze binnenkort met al hun personeel langskomen. We stellen hier het beeld bij dat mensen hebben van Het nieuwe werken.'

Met HNW zit het zo te horen wel goed maar reizen jullie al slim genoeg?
'Ik zie een grote, volle parkeerplaats en weinig fietsen. Reizen jullie slim?' vraagt Lodewijk. 'We willen de komende tijd meer gaan inzetten op vervoersmobiliteit, dat is ons volgende project' vertelt Eric. Hij legt uit hoe de huidige situatie is ontstaan: 'Er was in 2006 een locatie beschikbaar naast het station in Tiel maar de gemeente kon ons geen duidelijkheid geven over de ontwikkeling van dat gebied. Toen konden we grond kopen op deze snelweglocatie, vlakbij de afrit.' Elk uur rijdt er een bus naar het station, dat ligt op 5 minuten fietsen van het kantoor. Er zijn 20 bedrijfsfietsen beschikbaar. Medewerkers krijgen hun treinreizen volledig vergoed. De parkeerplaats heeft een apart, met een slagboom afgesloten, deel voor bezoek. Ook voor carpoolers zijn er gereserveerde plaatsen.

Wat gaan jullie doen om slimmer te reizen?
'We rijden nu 12 miljoen kilometer per jaar. De pittige opdracht die we onszelf gesteld hebben voor de periode 2012-2015 is een kosten- en CO2 reductie van 15% waarvan 5% in het eerste jaar. Het derde jaar staat helemaal in het teken van gedragsverandering. Mensen denken nu nog te weinig na over hun rijgedrag. Welke auto of ander vervoermiddel heb je nodig bij de taak die je gaat uitvoeren? Onze bedrijfsauto's zijn nu groen, ze rijden op biogas dat door onze rioolwaterzuiveringsinstallaties wordt opgewekt! Onze leaseauto's worden ook steeds groener, zelf rij ik bijvoorbeeld in een hybride. Met acties als het laten meten van bandenspanning proberen we medewerkers ook bewuster te laten nadenken over mobiliteit.' Interessant is dat de projectgroep een portfolio aan maatregelen heeft ontwikkeld waaruit afdelingen zelf een pakket kunnen samenstellen dat het beste past binnen hun afdeling. Daarnaast stimuleren ze de ontwikkeling van eigen initiatieven.
Lees meer over Project Vervoersmobiliteit bij Waterschap Rivierenland in het factsheet

Meer informatie
Bekijk hier het filmpje dat het Waterschap eind juni presenteerde over Het Nieuwe Werken binnen de organisatie.

Download gratis het boek 'Het Nieuwe Werken, hype of blijver?' waar ook Waterschap Rivierenland een bijdrage aan heeft geleverd.

Wilt u met eigen ogen zien hoe Het Nieuwe Werken met het flexibele kantoorconcept Habit@ in de praktijk werkt? Of denkt u aan nieuwe huisvesting? Waterschap Rivierenland geeft op aanvraag rondleidingen in haar markante gebouw in Tiel. Direct naar het aanvraagformulier

Lees meer over Project Vervoersmobiliteit bij Waterschap Rivierenland in het factsheet

Heeft u vragen over deze best practice? Neem dan contact op met Eric Kuindersma, beleidsadviseur Externe Betrekkingen, e.kuindersma@wsrl.nl, 0344-64 91 58